Компанії продовжують укладати договори в електронній формі, в тому числі шляхом обміну факсовими копіями, сканованими примірниками і як наслідок – виникають спори щодо їх укладення, виконання, визнання недійсними та розірвання.
Можливість укладення договорів в електронній формі передбачена, зокрема, ч. 1 ст. 205 Цивільного кодексу України (ЦКУ) де електронна форма є підвидом письмової. Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони (ч. 1 ст. 207 ЦКУ).
В Законі України «Про електронну комерцію» визначено, що «електронний договір – це домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав і обов’язків та оформлена в електронній формі», однак про це ми розкажемо в окремому пості.
Порушення встановленої законом простої письмової форми правочину спричиняє недійсність лише в тому випадку, якщо це прямо передбачено законом. Цей огляд присвячений практиці розгляду ВГСУ спорів щодо укладання договорів за допомогою листування по email.
На користь застосування електронної пошти як способу узгодження волі двох сторін укласти договір, свідчить наступна судова практика:
(1) сторони вже мають широку практику використання такої форми договорів і листування щодо майбутнього договору здійснюється з погоджених e-mail адрес працівників (тобто вони чітко ідентифікуються за іменами та доменом для поштових адрес, що належить компанії);
Постанова ВГСУ від 15.01.2013 р. у справі №5008/419/2012, де сторони зафіксували у договорі умову: «документи, які відправлені факсом чи електронною поштою, мають повну юридичну силу до моменту обміну оригіналами, породжують права та обов’язки для сторін, можуть бути подані «в судові інстанції в якості належних доказів і не можуть заперечуватись стороною, від імені якої вони були відправлені»
(2) сторони не просто уклали договір по електронній пошті, але й вели переговори/переписку по e-mail з метою узгодження всіх істотних умов, вчинили фактичні дії по виконанню досягнутих домовленостей (Постанова ВГСУ від 22.08.2012 р. у справі №5015/5742/11, Постанова ВГСУ від 19.10.2016 р. у справі №914/1233/15);
(3) документи від імені сторін підписують уповноважені особи (Постанова ВГСУ від 04.04.2016 р. у справі №904/10393/14);
(4) в листуванні сторони дійшли згоди щодо складу, вартості, обсягу робіт/послуг/товару, строків виконання тощо і відсутні неузгодженість та/або невизначеність щодо вказаних умов («…договір укладено з дотриманням вимого діючого законодавства, у спрощений спосіб, шляхом обміну електронними листами, сторонами досягнуто згоди по всіх його істотних умовах…» Постанова ВГСУ від 31.03.2016 р. у справі №922/5636/15);
(5) сторони здійснили обмін сканованими копіями підписаних та скріплених печаткою сторін документами (Постанова ВГСУ від 27.06.2012 р. у справі №2/5005/10055/2011).
Аргументи «проти» використання електронної пошти для укладення договору містить наступна судова практика:
(1) з електронного листування сторін не випливає остаточної та однозначної узгодженості всіх істотних умов договору, на текстах документів відсутні підписи сторін («…позивачем не доведено, у яких саме зобов’язальних правовідносинах перебувають сторони у справі, яке саме зобов’язання мав виконати відповідач, і у який саме строк це зобов’язання мало бути ним виконане…» Постанова ВГСУ від 28.04.2015 р. у справі №912/3329/14);
(2) для визнання договору укладеним необхідно встановити факт ведення переписки особою, що є законним представником відповідної сторони, тобто уповноваженої на укладення договору, що вказані в електронних документах реквізити є дійсними та відповідають офіційним реквізитам сторони (Постанова ВГСУ від 22.09.2016 р. у справі №910/30056/15);
(3) необхідне досягнення домовленості між учасниками електронної взаємодії про можливість укладення договорів в електронній формі чи шляхом обміну електронними листами, електронні поштові адреси мають дійсно належать сторонам (Постанова ВГСУ від 27.07.2016 р. у справі №914/3549/15);
(4) по вкладенням в електронний лист неможливо однозначно встановити, що приєднаний файл містить узгоджений текст договору, відтак, ускладнюється доведення факту отримання іншою стороною тексту договору (Постанова ВГСУ від 05.12.2016 р. у справі №904/118/16, Постанова ВГСУ від 17.01.2017 р. у справі №924/473/16).
5 рекомендацій, щоб зменшити ризик оспорювання електронного договору:
(1) зберігайте докази дійсних переговорів по електронній пошті з узгодженням істотних умов майбутнього договору;
(2) наявність реальних відносин, що підтверджуються систематичним документообігом в електронній формі;
(3) вказівка в договорі електронних адрес, створених в доменах сторін;
(4) пересилка сканованої копії договору з електронної пошти керівника із зазначенням імені, посади, найменування компанії;
(5) пересилка сканованої копії договору шляхом вставлення сторінок безпосередньо в текст електронного листа, а не приєднання файлу.